2. Termini di servizio
Ultimo aggiornamento: 21 ottobre 2026
1. Chi siamo e cosa accetti
Tolkey è un servizio di Michele Capocchiano, ditta individuale, Via Al Poligono di Quezzi 8 int. 2, 16144 Genova (GE), partita IVA IT02644880995.
Usando Tolkey accetti questi termini, l'informativa privacy e la nomina a responsabile del trattamento (documento 3), che ne è parte integrante.
Tolkey è rivolto a professionisti e imprese, non a consumatori.
2. Cosa fa il servizio
Tolkey registra note vocali dell'agente, le trascrive, e ne ricava clienti, immobili e appuntamenti, che può sincronizzare con Google Calendar se l'agente lo attiva.
Tolkey usa sistemi automatici di trascrizione e di estrazione dei dati, che possono sbagliare. Il servizio mostra sempre cosa ha scritto e permette di correggerlo o annullarlo. Resta responsabilità dell'agente verificare i dati prima di usarli per decisioni professionali, contratti o comunicazioni ai propri clienti.
La registrazione audio è conservata al massimo 48 ore e poi cancellata automaticamente: serve solo a verificare una trascrizione contestata. Dopo, resta il testo.
3. Il tuo account
Ti servono dati veri e aggiornati. Le credenziali sono personali e le custodisci tu. Sei responsabile di quello che succede dal tuo account.
Non puoi usare Tolkey per fini illeciti, per caricare contenuti di cui non hai il diritto di disporre, per tentare di accedere a dati altrui, o per ricavare il funzionamento del servizio in modo automatizzato.
4. Fase di prova
Tolkey è attualmente in fase di prova. Il servizio è fornito gratuitamente, così com'è, senza garanzia di disponibilità, continuità o assenza di errori. Funzioni possono cambiare, essere sospese o rimosse. Ti avvisiamo con ragionevole anticipo dei cambiamenti che ti riguardano.
Quando il servizio passerà a pagamento, condizioni e prezzi saranno comunicati prima, e continuare a usarlo sarà una scelta tua.
5. I tuoi dati sono tuoi
I contenuti che inserisci — clienti, immobili, appuntamenti, note — restano tuoi. Non li usiamo per scopi nostri, non li vendiamo, non li usiamo per addestrare modelli.
Li trattiamo solo per fornirti il servizio, come responsabile del trattamento, secondo il documento 3.
Puoi chiedere in ogni momento una copia dei tuoi dati in formato leggibile da una macchina.
6. Proprietà intellettuale
Il software, il nome Tolkey, il marchio e l'interfaccia restano del titolare. Ti diamo il diritto, non esclusivo e non cedibile, di usare il servizio per la tua attività professionale.
7. Disponibilità e limiti
Facciamo il possibile perché il servizio funzioni, ma non garantiamo continuità e non rispondiamo delle interruzioni dovute a fornitori terzi, reti, o cause fuori dal nostro controllo.
Nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità complessiva verso di te non supera quanto hai pagato nei dodici mesi precedenti; durante la fase di prova gratuita, resta nei limiti di legge. Restano fermi i casi di dolo e colpa grave, che la legge non consente di escludere.
8. Chiusura dell'account e cosa succede ai dati
Puoi chiudere l'account quando vuoi. Noi possiamo sospenderlo o chiuderlo in caso di violazione grave di questi termini, o di uso che metta a rischio il servizio o altri utenti, dandotene comunicazione.
Alla chiusura, l'account entra in sospensione per 180 giorni:
- i tuoi dati restano conservati e non sono più accessibili dall'app;
- in qualsiasi momento entro i 180 giorni puoi riattivare l'account e ritrovare tutto com'era, oppure chiedere una copia dei dati in formato leggibile da una macchina;
- trascorsi i 180 giorni i dati sono cancellati definitivamente, salvo quanto la legge ci obbliga a conservare;
- in qualsiasi momento puoi chiedere la cancellazione immediata scrivendo a michele@automazionidigital.com, e la eseguiamo senza attendere la scadenza.
La sospensione serve a non farti ricominciare da capo se torni. Se non la vuoi, la cancellazione immediata è a una email di distanza.
9. Modifiche ai termini
Possiamo modificarli. Le modifiche sostanziali le comunichiamo almeno 15 giorni prima. Se non le accetti, puoi chiudere l'account prima che abbiano effetto.
10. Legge e foro
Si applica la legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Genova.
3. Nomina a responsabile del trattamento
(art. 28 Regolamento UE 2016/679. È allegato ai termini di servizio e si accetta insieme a essi.)
Fra chi
Titolare del trattamento: l'agente immobiliare, persona fisica o giuridica, che si iscrive a Tolkey e tratta i dati dei propri clienti.
Responsabile del trattamento: Michele Capocchiano, ditta individuale, Via Al Poligono di Quezzi 8 int. 2, 16144 Genova (GE), partita IVA IT02644880995 — di seguito "Tolkey".
1. Oggetto e durata
Tolkey tratta per conto del Titolare i dati personali che il Titolare inserisce nel servizio, per tutta la durata del contratto e per il periodo di sospensione di 180 giorni successivo alla chiusura dell'account, previsto dai termini di servizio e accettato dal Titolare perché possa riattivare l'account senza perdere i dati.
Il Titolare può in ogni momento, anche durante la sospensione, chiedere la cancellazione immediata dei dati, e Tolkey vi provvede.
2. Natura e finalità
Raccolta tramite nota vocale, trascrizione automatica, estrazione automatica di dati strutturati, conservazione, organizzazione, consultazione, modifica, cancellazione, e sincronizzazione con il calendario se attivata dal Titolare. Unica finalità: fornire il servizio.
3. Tipi di dati e interessati
Interessati: clienti, potenziali clienti, proprietari, inquilini e altri contatti professionali del Titolare.
Dati: nome e cognome, numero di telefono, indirizzo email, criteri di ricerca immobiliare, informazioni sugli immobili, appuntamenti, e il contenuto delle note dettate dal Titolare.
Il Titolare si impegna a non inserire nel servizio categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR — salute, convinzioni religiose o politiche, dati biometrici, orientamento sessuale — né dati relativi a condanne penali. Il servizio non è progettato per trattarli.
4. Istruzioni del Titolare
Tolkey tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare. Costituiscono istruzione il presente documento, i termini di servizio, e le operazioni che il Titolare compie usando il servizio.
Se una norma dell'Unione o di uno Stato membro obbliga Tolkey a un trattamento diverso, Tolkey ne informa il Titolare prima, salvo che la norma lo vieti.
Tolkey informa immediatamente il Titolare se ritiene che un'istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati.
Tolkey non usa i dati del Titolare per finalità proprie, non li cede a terzi, e non li usa per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
5. Riservatezza
Chiunque acceda ai dati per conto di Tolkey è vincolato a un obbligo di riservatezza e riceve istruzioni adeguate.
6. Misure di sicurezza (art. 32)
- cifratura dei dati in transito;
- database, deposito dell'audio e diagnostica situati nell'Unione europea;
- le registrazioni vocali sono cancellate automaticamente entro 48 ore dal caricamento, da un processo che gira ogni ora, e immediatamente quando il Titolare usa "Elimina" sul vocale;
- accesso ai dati separato per account: nessun utente può accedere ai dati di un altro;
- durante la sospensione i dati non sono accessibili dall'applicazione;
- autenticazione gestita da fornitore specializzato;
- registrazione degli errori e monitoraggio, senza contenuto dei vocali;
- limitazione degli accessi amministrativi al solo titolare della ditta.
7. Altri responsabili
Il Titolare autorizza in via generale Tolkey a ricorrere ai fornitori elencati su tolkey.it/fornitori, ciascuno vincolato da obblighi equivalenti a quelli del presente documento.
Tolkey comunica al Titolare ogni aggiunta o sostituzione con almeno 15 giorni di preavviso. Il Titolare può opporsi per motivi ragionevoli e, se il disaccordo non si risolve, recedere senza penali.
Tolkey resta responsabile verso il Titolare dell'operato dei propri fornitori.
8. Trasferimenti fuori dall'Unione europea
Alcuni fornitori trattano i dati negli Stati Uniti. Il trasferimento avviene sulla base della certificazione EU-US Data Privacy Framework o delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, con le garanzie supplementari previste. L'elenco su tolkey.it/fornitori indica per ciascuno il paese e la base del trasferimento.
9. Assistenza al Titolare
Tolkey assiste il Titolare, con misure tecniche adeguate e tenuto conto della natura del trattamento, per:
- rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione);
- adempiere agli obblighi di sicurezza, notifica delle violazioni, valutazione d'impatto e consultazione preventiva.
L'assistenza vale anche durante la sospensione: se un interessato esercita il diritto alla cancellazione mentre l'account è sospeso, Tolkey esegue la cancellazione su istruzione del Titolare, senza che la sospensione possa impedirla.
Se un interessato si rivolge direttamente a Tolkey, Tolkey non risponde nel merito e inoltra la richiesta al Titolare senza ritardo.
10. Violazioni dei dati
Tolkey informa il Titolare senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, fornendo le informazioni necessarie perché il Titolare possa adempiere ai propri obblighi di notifica.
11. Cancellazione o restituzione
Alla cessazione del contratto i dati restano conservati per i 180 giorni di sospensione previsti dai termini, durante i quali il Titolare può riattivare l'account o chiedere una copia in formato leggibile da una macchina.
Trascorsi i 180 giorni, Tolkey cancella i dati trattati per conto del Titolare, salvo quanto la legge imponga di conservare.
Su richiesta del Titolare, in qualsiasi momento, Tolkey cancella i dati prima della scadenza, senza attendere il termine.
12. Verifiche
Tolkey mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi qui previsti e consente verifiche, anche tramite un soggetto incaricato dal Titolare, con preavviso ragionevole, durante l'orario lavorativo e senza compromettere la sicurezza degli altri utenti.