1. Informativa privacy di Tolkey
Ultimo aggiornamento: 21 ottobre 2026
Chi tratta i tuoi dati
Il titolare del trattamento è Michele Capocchiano, ditta individuale, Via Al Poligono di Quezzi 8 int. 2, 16144 Genova (GE), partita IVA IT02644880995. Per qualsiasi questione sui dati personali: michele@automazionidigital.com.
Di cosa parla questa informativa
Tolkey è un'applicazione per agenti immobiliari. L'agente parla e l'app trascrive e organizza quello che ha detto in clienti, immobili e appuntamenti.
Questa informativa riguarda i dati dell'agente che usa Tolkey: chi sei, come accedi, come usi l'app.
Non riguarda i dati dei clienti dell'agente. Su quelli il titolare è l'agente stesso, e Tolkey è il responsabile del trattamento: il rapporto è regolato dalla nomina a responsabile, che è parte dei termini di servizio.
Quali dati trattiamo, e perché
Per farti accedere e usare l'app
Indirizzo email, nome, identificativo dell'account, data di iscrizione e di ultimo accesso. Base giuridica: l'esecuzione del contratto. Senza questi dati l'app non può funzionare.
Per far funzionare il vocale
La registrazione vocale, il testo trascritto, e i dati che ne vengono estratti. La registrazione è conservata al massimo 48 ore e poi cancellata automaticamente: serve solo a verificare, in caso di segnalazione, perché una trascrizione non è venuta bene. Quello che resta è il testo e i dati strutturati, che sono tuoi e stanno nel tuo spazio. Base giuridica: l'esecuzione del contratto, e il legittimo interesse a verificare la qualità del servizio per le 48 ore.
Per tenere in piedi il servizio e capire cosa si rompe
Log tecnici, errori, tempi di risposta, modello e versione del dispositivo. Non contengono il contenuto dei vocali. Base giuridica: il legittimo interesse a mantenere il servizio sicuro e funzionante.
Per sincronizzare il tuo calendario, se lo attivi tu
Se colleghi Google Calendar, conserviamo un token che ci permette di scrivere gli appuntamenti sul tuo calendario. Puoi scollegarlo quando vuoi dall'app: il token viene cancellato. Base giuridica: l'esecuzione del contratto, su tua richiesta.
Non facciamo profilazione, pubblicità, decisioni automatizzate con effetti giuridici su di te, né vendiamo dati a nessuno.
Quanto li teniamo
| Dato | Quanto |
|---|---|
| Registrazione vocale | massimo 48 ore dal caricamento, poi cancellata automaticamente. Vale anche se l'elaborazione fallisce. Con "Elimina" sul vocale, subito |
| Account e contenuti (clienti, immobili, appuntamenti, note) | finché il tuo account è attivo |
| Dopo la chiusura dell'account | l'account resta sospeso per 180 giorni, durante i quali i dati sono conservati e recuperabili riattivandolo; trascorsi i 180 giorni sono cancellati definitivamente. Puoi chiedere la cancellazione immediata in qualsiasi momento, e la eseguiamo |
| Dati di fatturazione | 10 anni, per obbligo fiscale |
| Log tecnici ed errori | 90 giorni |
| Token del calendario | finché non scolleghi Google, o fino alla chiusura dell'account |
Chi altro vede i tuoi dati
Usiamo fornitori che trattano i dati per nostro conto, nominati responsabili e vincolati per contratto. L'elenco aggiornato, con il paese e la base del trasferimento di ciascuno, è pubblicato su tolkey.it/fornitori.
Il database, il deposito dell'audio e la diagnostica stanno nell'Unione europea. Trattano i dati negli Stati Uniti: l'autenticazione, la trascrizione vocale principale, l'estrazione dei dati, l'orchestrazione dell'elaborazione, la distribuzione dell'app e, se la attivi, la sincronizzazione del calendario. Il trasferimento avviene sulla base della certificazione EU-US Data Privacy Framework o delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, secondo il fornitore: l'elenco su tolkey.it/fornitori lo indica per ciascuno.
Non comunichiamo i tuoi dati ad altri, salvo obblighi di legge o richieste dell'autorità.
I tuoi diritti
Puoi chiedere in ogni momento di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, riceverli in un formato leggibile da una macchina, o opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse.
Scrivi a michele@automazionidigital.com. Rispondiamo entro un mese.
Se ritieni che il trattamento violi la legge, puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
Sicurezza
I dati viaggiano cifrati. Il database è in Unione europea e l'accesso è limitato. Le registrazioni vocali sono cancellate automaticamente entro 48 ore da un processo che gira ogni ora. Gli accessi sono protetti da autenticazione, e i nostri fornitori sono scelti fra quelli che offrono garanzie adeguate.
Nessun sistema è sicuro al cento per cento. Se dovesse verificarsi una violazione che comporta un rischio per i tuoi diritti, te lo comunichiamo e, nei casi previsti, lo notifichiamo al Garante entro 72 ore.
Modifiche
Se cambiamo questa informativa in modo sostanziale te lo diciamo via email o dentro l'app, almeno 15 giorni prima che la modifica abbia effetto.